O formato e a estrutura do seu departamento de gerenciamento de instalações dependerão de vários fatores, mas aqui estão alguns dos títulos que você verá em praticamente qualquer lista de funcionários com várias pessoas.

Gerente de instalações : Esses profissionais supervisionam programas de gerenciamento de instalações e atribuem tarefas a equipes de técnicos e operadores. Dependendo do tamanho e do tipo de instalação, eles podem ter uma grande equipe de operadores e técnicos especializados trabalhando sob eles. Além da educação especializada, os profissionais desse nível podem reforçar suas credenciais com certificações como Facility Management Professional (FMP) ou Certified Facility Manager (CFM), emitidas pela International Facility Management Association (IFMA).

Gerente de manutenção : sua equipe de gerenciamento de instalações pode trabalhar junto com um departamento de manutenção separado ou incluir profissionais de manutenção entre suas fileiras. Os gerentes geralmente supervisionam equipes de operadores e técnicos, atribuindo tarefas, adaptando o sistema de ordem de serviço e revisando o desempenho.

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Técnico de manutenção : os técnicos constituem a base das unidades de gerenciamento e manutenção de instalações, dedicando o máximo de  tempo  e executando  ordens de serviço  da maneira mais prática possível.

Em todas as funções, as principais competências dos profissionais de gestão de instalações incluem familiaridade com máquinas específicas, habilidades de comunicação e conhecimento para resolução de problemas. Profissionais mais experientes geralmente combinam esses atributos com habilidades de liderança e gerenciamento de projetos. Pequenas organizações podem operar com departamentos de instalações e manutenção tão pequenos quanto uma única pessoa. À medida que as organizações crescem e suas instalações ocupam mais metros quadrados, o departamento pode assumir várias formas diferentes e empregar uma série de estratégias diferentes. Algumas organizações delegam responsabilidades com base na zona, com certos funcionários responsáveis ​​por instalações específicas. Outras adotam uma abordagem específica de serviço para atribuir tarefas, reservando tipos específicos de trabalho para funcionários ou equipes específicos.